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就活生必見!就活メールを返信する際の基本マナーとシチュエーション別の例文

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就活 メール 返信

面接の日程調整や書類の提出など、就職活動中はさまざまなシーンで企業の採用担当者とメールでやり取りをする必要がありますね。

ビジネスメールのやり取りをした経験が無く、どの様に返信をすればいいのか迷ってしまう就活生の方も多いでしょう。

そこでこの記事ではオールコネクトの人事担当が、就活メールの返信をする際の基本的なマナーと書き方、シチュエーション別の具体的な例文を紹介していきます。

就活メールの返信をする際に押さえておくべき6つの基本マナー

就活メールを企業の採用担当者に返信するにあたって、理解しておくべき基本的なマナーが6つあります。

これさえしっかり押さえておけば大きなミスをする心配は無いというポイントについて、ひとつずつ詳しく紹介していきます。

件名は変更しない

企業とメールをやり取りする際、一番に目に入ってくる件名は変更せずにそのままにしておきましょう。

これは、採用担当者がどんな相手とどんなやり取りをしていたかということが一目でわかるようにするためです。

件名に「お世話になっております。」や「ご連絡ありがとうございます。」といった挨拶を入れる方もいますが、かえって要件が分かりづらくなってしまうので控えましょう。

返信の際に件名に付く「Re」も削除する必要ありません。「Re」がついていることで、新規のメールではなく返信のメールであることが判断しやすくなります。

「Re」は返信する度に増えるため、件名が見切れてしまわない程度に、適宜削除する分には構いません。

基本は「全員に返信」

メールを送信する際には、必ずメーラーの「全員に返信」を選択してください。

企業とやり取りする際には、担当者が複数人いたり、採用用のメールアドレスが含まれていたりする場合がありますが、通常の「返信」ですと、直接メールを送ってきた1人にしかメールが届きません。

担当者に転送の手間をかけてしまったり、最悪の場合ですと確認漏れが起こったりしてしまう可能性もあります。

「全員に返信」をすれば自動的に全てのアドレス宛に返信されるため、この様な心配がなくなるというわけです。

また、メールの返信にあたって理解しておきたい機能として、「CC」というものがあります。

「CC」について

「CC」とはカーボン・コピーの略で、「複写」という意味です。

企業からのメールのCCに、他の担当者のアドレスが入っている場合、そのアドレス宛にも同じメールが届くという機能です。

一般的にメールのやり取りで用いる「To」も複数のアドレスを指定することができますが、Toは「あなたに送っています」という意味合いがあります。

これに対し、CC「直接やり取りはしないけれど、あなたも内容を知っておいてくださいね」といったニュアンスであると理解しておくといいでしょう。

つまり、CCに入っている人にも返信内容はしっかり共有しなければならないというわけです。

この項の冒頭で紹介した「全員に返信」を選択すれば、Toのアドレス宛にはToで、CCのアドレス宛にはCCで返信されるため、全ての企業担当者に適切に返信することができます。

返信は24時間以内

面接日程の調整などの企業から届いたメールには基本的には24時間以内に返信するようにしましょう。

返信が遅れることによって、企業側が他の面接者との日程を調整ができないといった形で迷惑をかけてしまう可能性があります。

また、企業によっては返信が遅れることによって入社意欲が低いと思われてしまう場合もありますので、できる限り早めに返信することを心がけましょう。

もし日程調整においてすぐに返信ができない場合は、「ご連絡ありがとうございます。〇日までにご返信します。」といったように、保留の連絡を入れるのがマナーです。

ただし、返信する時間帯には注意が必要です。メールは電話と違ってどの時間帯にでも送れるのがメリットの一つですので、営業時間外に送信しても問題無いとされています。

しかし深夜や早朝など、非常識な時間帯の連絡は、担当者によっては心象を悪くしてしまう可能性が無いとは言い切れません。なるべく日中の返信を心がけることをオススメします。

メールアドレスは就活にふさわしいものを使う

メールのやり取りをする際には、キャリアのメールアドレスは避け、大学指定のアドレスやパソコンのフリーアドレス(gmail、outlookなど)を使用するようにしましょう。

企業によってはキャリアのメールアドレスから返信することに対して、公私を混同する人であると思われてしまいかねません。

また、アドレスを分けることによって、情報整理が簡単になるというメリットもあります。

普段から使用しているアドレスと混同してしまうと大切なメールを見落としやすくなるため、見落としや返信忘れを防ぐために就活用のアドレスは用意しておくことをオススメします。

就活用のメールアドレスは、なるべくシンプルなものにしましょう。好きなアーティストの名前や顔文字を使う学生もいますが、ビジネスシーンにおいては、この様なアドレスは不適切です。自分の名前など、余計な主張などが目立たない無難なものが好ましいです。

また、就活中は手書きでメールアドレスを記入する機会もあるため、アンダーバーやハイフンなど、混同しやすい記号も避けるとよいでしょう。

なるべくPCから返信する

これは就職後も通じることですが、ビジネス上のメールのやり取りは基本的にパソコンで行うようにしましょう。

スマートフォンならPCアドレスからメールを送ることがきますが、互換性の問題から、PC画面で見ると表示が不自然になるなどのトラブルを招く可能性があります。

ただし、返信が遅くなってしまうのはもっと避けるべきです。スマホから返信しなければならない場合には、「移動中のため、スマートフォンからの返信となってしまい失礼いたしました。」といった断りを文末に添えるとよいでしょう。

過去のメールは削除せず残しておく

就活中は企業から届いたメールは削除せずに残しておくようにしましょう。就活中には非常に多くの企業とメールでやり取りをすることになります。

過去のメールを削除すると選考の進行状況がわからなくなり、企業から管理能力が欠如している人だと思われてしまいかねません。

就活メールの基本的な書き方

基本的なマナーに続き、具体的なビジネスメールの書き方を解説します。ビジネスメールの本文は、次の5つで構成されます。

  • 宛先
  • 挨拶
  • 本文
  • 締め
  • 署名

それぞれ詳しく見ていきましょう。

宛名

メールの冒頭には、どこの企業の誰に宛てたものなのか、宛名を明記します。宛名の基本は次の様な形です。

企業名
部署名
役職名 氏名+敬称

企業名は正式名称で記します。法人格は略さず、たとえば株式会社の場合には「㈱」ではなくしっかり「株式会社」と書きましょう。

また、法人格をつける位置にも注意が必要です。企業によって「株式会社○○」(前株)の場合もあれば、「○○株式会社」(後株)の場合もあるため、間違えないようにしてください。

「有限会社」や「合同会社」など、他の法人格の場合にも考え方は同じです。

採用担当者の氏名も分かる場合にはフルネームで記載するのがベターです。氏名がわからない場合には、「採用ご担当者様」とします。

敬称のつけ方にも注意が必要です。就活のメールにおいて使用する敬称は、基本的に「様」と「御中」の2つです。

様は個人に宛てた場合に使用する敬称です。上の例で「採用ご担当者様」となっているのも、採用担当者が個人だからです。

一方で御中は会社や部署などの団体に宛てる場合に使用する敬称です。就活メールでは担当個人ではなく、採用部署の代表メールアドレスとやり取りする場合がありますが、その場合には「人事部御中」といった形で敬称をつけます。

挨拶

宛名を記載したら、挨拶文を書きましょう。時候の挨拶などの格式張った挨拶文ではなく、簡単な定型文で構いません。初回は「お世話になります」、以降は「お世話になっております」という挨拶が一般的です。

続いて、自分の名前を書きます。就活の場合には、「○○大学△△学部の□□でございます」といった形で、大学と氏名を書きます。

選考段階によって「○日に1次面接をしていただいた○○大学△△学部の□□です」といった名乗り方もわかりやすくよいでしょう。

本文

挨拶文に続いて、本文としてメールの要件を記載します。本文では前置きをせずに結論から書いて簡潔かつわかりやすく伝えましょう。

採用担当者は数多くの学生とメールのやり取りをしているため、要点がすばやく分かるように本文を書くのがポイントです。

この後に具体的な例文を紹介しますが、全て要点を過不足なく簡潔に伝える形で作成していますので、参考にしてみてください。

また、適宜改行をしながら読みやすい文体にするのもポイントです。

締め

メールの要件を明確に記載出来たら、結びの言葉を添えます。「ご多用の中おそれいりますが、何卒よろしくお願いいたします。」といったように、相手を気遣うフレーズを入れると印象がよいでしょう。

締めの文章に関しては、基本的に定型文で問題ありません。こちらも後に紹介する例文を参考にしてみてください。

署名

メールの末尾には必ず署名を入れます。大学名、名前、電話番号、メールアドレスを必ず記載しましょう。

署名であることがわかりやすいように、上下を罫線で囲うなどの工夫を行うのが一般的です。

署名を毎回打ち込むのは手間なので、メーラーの署名機能を利用してください。一度登録すれば、以後自動的に署名が文末に挿入されます。

【シチュエーション別】返信メールの例文

企業の方とのメールのマナーや書き方について解説したところで、さまざまなシチュエーションごとに返信メールの例文を紹介します。メールの返し方に困っている就活生は、ぜひ参考にしてみてください。

会社説明会案内の返信メール例文

説明会案内のメールに返信する際には、希望する参加日程を伝えましょう。

「株式会社ALL CONNECT
人事戦略部 ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○です。

説明会の開催日程をご案内いただきありがとうございます。
○月○日○時の回に参加させていただきたく存じます。

当日はお話をお伺いできることを楽しみにしております。

何卒よろしくお願いいたします。

=========
○○大学○○学部
○○
電話番号:
メールアドレス:
=========」

面接日程調整の返信メール例文

企業から面接日程調整のメールをもらったら、面接に参加可能な日時をなるべく多く記載して返信しましょう。また、こちらから希望日程を提示する場合には、指定の期間内で3~5つ程度の候補日を提示します。

「株式会社ALL CONNECT
人事戦略部 ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○です。

この度は面接の日程候補をご連絡いただき、誠にありがとうございます。
候補日程のうち、以下の日時でしたらお伺いすることが可能です。

・○月○日(○)○○:○○~○○:○○
・△月△日(△)△△:△△~△△:△△

お忙しい中おそれいりますが、面接日時のご連絡をお待ちしております。
何卒よろしくお願いいたします。

=========
○○大学○○学部
○○
電話番号:
メールアドレス:
=========」

面接日程変更の返信メール例文

すでに決定している面接日程を変更したい場合には、冒頭で必ず謝罪をするようにしましょう。「いつの面接にどういった理由で参加できなくなってしまった」という旨を伝え、可能であれば都合の良い時間帯をこちらからいくつか提示しておくと企業の方も日程調整がしやすくなります。

「株式会社ALL CONNECT
人事戦略部 ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○です。

この度は面接日程の変更をお願いしたく、ご連絡させていただきました。
○月○日(○)○時にゼミの予定が重なってしまい、お約束の時間にお伺いすることが難しくなってしまいました。
お忙しい中、面接日を調整していただいたにもかかわらず大変申し訳ありません。
大変恐縮ですが、別の日程で面接を受けさせていただけないでしょうか。

お手数おかけしまして、誠に申し訳ございません。
何卒宜しくお願い致します。

=========
○○大学○○学部
○○
電話番号:
メールアドレス:
=========」

-面接辞退の返信メール例文
面接を辞退する場合にもしっかりと返信するのがマナーです。「いつの面接に参加できなくなってしまった」ということと、謝罪の連絡をしっかりするようにしましょう。

「株式会社ALL CONNECT
人事戦略部 ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○です。

この度、○月○日○時の○次選考に参加させていただく予定でしたが、選考を辞退させていただきたく存じます。
ご多用の中、日程の調整をしていただいたにも関わらず、申し訳ございません。
メールでのご連絡となりますこと重ねてお詫び申し上げます。

何卒宜しくお願い致します。

=========
○○大学○○学部
○○
電話番号:
メールアドレス:
=========」

履歴書提出の返信メール例文

履歴書を提出する際には、メールに履歴書を添付している旨を明記しましょう。

「株式会社ALL CONNECT
人事戦略部 ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○です。

この度は書類選考のご案内をいただき、ありがとうございます。
履歴書を添付にて提出させていただきます。

お忙しい中大変恐縮ですが、ご査収のほど、何卒宜しくお願い致します。

=========
○○大学○○学部
○○
電話番号:
メールアドレス:
=========」

内定承諾の返信メール例文

無事内定の連絡をいただいた場合は、内定をもらったことに対する感謝と、内定承諾の意思を記載しましょう。メールの締めには入社の意欲をアピールするため、入社後の抱負も盛り込むとよいでしょう。

「株式会社ALL CONNECT
人事戦略部 ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○です。

この度は内定のご連絡をいただき大変うれしく思います。
内定をお受けいたしますことをご返信申し上げます。

お忙しい中、選考の機会をいただきありがとうございました。
一日でも早く貴社で活躍できるよう、気を引き締めて精一杯頑張って参ります。

何卒宜しくお願い致します。

=========
○○大学○○学部
○○
電話番号:
メールアドレス:
=========」

内定保留の返信メール例文

内定連絡をもらって承諾するかどうか迷っている場合は、必ず内定保留のメールを送りましょう。内定保留のメールには、内定をもらったことに対する感謝と即決できないことに対するお詫び、いつまで待ってもらいたいかという希望の期限を記載します。

「株式会社ALL CONNECT
人事戦略部 ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部の□□です。

この度は内定のご連絡いただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ですが、入社のお返事に関し、しばらく猶予をいただきたくご連絡いたしました。

貴社に強く魅力を感じていますが、他社の選考も進んでいるため、そちらも参考に慎重に判断したいと考えております。
大変失礼であることは重々承知しておりますが、返答を○日までお待ちいただくことは可能でしょうか?

こちらの一方的な都合で申し訳ありませんが、ご理解とご了承のほど宜しくお願いいたします。

=========
○○大学○○学部
○○
電話番号:
メールアドレス:
=========」

内定辞退の返信メール例文

内定の連絡に対して内定辞退の返信をする場合には、内定を辞退する旨とお詫び、これまで選考をしてもらったことに対する感謝を伝えましょう。

「株式会社ALL CONNECT
人事戦略部 ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○です。

この度は採用内定をいただき、誠にありがとうございました。
とても嬉しいお知らせをいただきながら心苦しくはあるのですが、貴社への内定を辞退させていただきたくご連絡させていただきました。

お忙しい中お時間割いていただいたにも関わらず、このようなお返事となってしまい申し訳ございません。
本来であれば直接お伺いすべきところ、メールでのご連絡となってしまったこと、重ねてお詫び申し上げます。

就職活動を通じて○○様をはじめ、面接や面談でさまざまな方にお世話になり、内定までいただけたこと心より感謝しております。

末筆ながら、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

=========
○○大学○○学部
○○
電話番号:
メールアドレス:
=========」

返信を忘れた場合の謝罪メール例文

返信を忘れてしまった場合には、素直に誠意を込めた謝罪のメールを送りましょう。

「株式会社ALL CONNECT
人事戦略部 ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○です。

○月○日にお送りいただいたメールを失念しており、ご返信が遅れてしまいました。
この度は誠に申し訳ありません。

○○の件に関しまして、~

この度はこちらの不手際でご迷惑をおかけしてしまったこと、深くお詫び申し上げます。
今後はこのようなことがないよう、充分に留意いたしますので、
何卒ご容赦いただきたくお願い申し上げます。

=========
○○大学○○学部
□□
電話番号:
メールアドレス:
=========」

まとめ

いかがでしたか。就活中のメールのやり取りはこれまでの連絡の取り方とは異なり形式や言葉遣いに配慮しなければなりません。

弊社オールコネクトでも、説明会や面接にいらっしゃる就活生の方とはメールでやり取りすることもあります。

もちろんまだ社会に出たことの無い学生の方であれば多少、メール返信のマナーを間違えていてもしょうがないですが、それらがきちんとできている就活生はやはりいい印象を受けるのも事実です。

メールのやり取りも十分に、企業の自分に対する印象となりますのでメールのやり取りが必要な場合はぜひこの記事を参考にしてみてくださいね。

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